يك آسيب‌شناس اجتماعي گفت: ميزان كار مفيد ادارات و سازمان‌ها در يك جامعه در طول فعاليت‌هاي روزمره خود، مويد نظم، هماهنگي و پويايي جامعه است.
جعفر باي، آسيب‌شناس و پژوهشگر اجتماعي در بررسي زواياي پيدا و پنهان و ابعاد مثبت و منفي ميزان كار مفيد ادارات و موسسات در گفتگو با خبرنگار اجتماعي باشگاه خبرنگاران اظهار داشت: سازمان ها و ادارات ترتيب داده شده بصورت زنجيره‌وار و متصل به هم در پيشبرد و اداره يك جامعه به شكل بسزايي موثر هستند، در واقع ادارات همانطور كه از نام آن پيداست، مسئول و متولي اداره امور واگذار شده به خود است. اگر سازمان يا اداره‌اي در انجام وظايف و مسئوليت‌هاي خود با نارسايي مواجه شود، بطور طبيعي، پيامدهاي منفي براي جامعه به همراه مي آورد كه در سطح خرد و كلان باعث بروز مشكلاتي مي‌شود كه منجر به كندي و خلل در اداره يك جامعه بصورت منظم و سازمان يافته و مطلوب مي شود.
وي در ادامه افزود: ساعات مفيد در نظام اداري، بايد بالاتر از 50 درصد زماني باشد كه ادارات به فعاليت روزمره مي پردازند.
سازمان يا موسسه‌اي كه با اين معيار فاصله داشته باشد در بازدهي ساعات مفيد كاري روزمره خود با نارسايي مواجه خواهد بود.
باي در ادامه تصريح كرد: يكي از اقدامات موثر در بهبود چنين پديده ناهنجاري كه برخي از ادارات درگير آن مي‌شوند، شرح و وظايف تعريف شده اي است كه بايد متناسب با ساختار سازماني، تعداد كارمندان و كار خواسته ها و انتظارات از آن سازمان باشد، بصورت طبيعي زماني كه طراحي‌ها و برنامه‌ريزي‌ها در نظام اداري هماهنگ با نيازهاي واقعي باشد، در روند امور خلل و نارسايي ايجاد نخواهد شد.
اين پژوهشگر اجتماعي در ادامه اظهار داشت: دومين اقدام موثر در جلوگيري از كاهش سطح و ساعت مفيد كارآيي ادارات، پرهيز از موازي كاري است به بيان ديگر در صورت عدم مرزبندي دقيق و مشخص وظايف بين سازماني، يك تداخل مسئوليت يا تداخل وظيفه بروز پيدا مي كند كه در چنين وضعيتي دو حالت پديدار مي شود كه عدم انجام وظيفه و راكد ماندن آن ويا تكرار مأموريت با صرف هزينه هاي مضاعف، نتيجه آن خواهد بود.
جعفرباي در ادامه عنوان كرد: در واقع زماني كه وظايف بصورت موضوعي و مشخص تفكيك شود و به سازمان مربوطه محول شود، در چنين حالتي، تداخل وظايف ايجاد نخواهد شد و درصورت راكد شدن كار و ايجاد هزينه هاي مضاعف و خارج از چارچوب، سازمان و يا اداره متولي، ملزم به پاسخگويي است و فعاليت ها و مأموريت ها در سايه موازي كاري با نارسايي مواجه نمي‌شود. اغلب كارهاي زمين مانده و بلاتكليف، فعاليت‌ها و مأموريت‌هاي بين دستگاهي است كه درگير موازي كاري مي شوند.
جعفرباي نقش نظام انتصاباتي برخي از ادارات و سازمان ها را، در سطح كمي و كيفي كار مفيد آن بسيار موثر دانست.
وي تصريح كرد: آنجا كه مسئوليت ها براساس حوزه هاي تخصصي ميان نيروهاي انساني، واگذار مي شود و انتصابات با تخصص و مهارت افراد هماهنگ است، روند اداره امور، با سرعت و دقت هرچه بيشتري طي و عملي مي شود.
اين پژوهشگر اجتماعي، چهارمين عامل موثر در بالا رفتن سطح كمي و كيفي كار مفيد سازمانها و ادارات با توجه به زمان، هزينه و انرژي مصروف شده در آن را، در ميزان دستمزد و حقوق پرداختي آن، عنوان كرد، وي در ادامه افزود: در شرايطي كه ميزان دستمزد با ميزان كاركرد و كارآيي همخواني داشته باشد، نيروي انساني انگيزه كار بيشتري براي عمل به انجام وظايف خود پيدا مي كند و در صورت مطالبه حقوق و مزاياي بيشتر، خود را مكلف و موظف به فعاليت بيشتر بصورت مطلوب مثبت و واقعي مي بيند.
باي، با بيان اينكه در برخي بخش ها و ادارات اين تناسب وجود ندارد، اظهار داشت: گاهي مشاهده مي شود يك اداره، سازمان يا ارگاني با يك مدرك تحصيلي و كار كمتر حقوق بيشتري را در شرايط مشابه و يكسان به فرد ديگري در سازمان يا اداره ديگري پرداخت مي كند، اين پرداخت هاي اضافه بر سازمان منجر به برهم خوردن و اخلال در مصوبه نظام هماهنگ پرداخت ها شده و گاهي مشكلاتي براي بخش ها، ادارات و بودجه هاي صرف شده در آن ايجاد ميكند. اين تفاوت در وجوه و حقوق پرداختي، گاهي باعث كمرنگ شدن انگيزه كار مفيد در نيروي انساني و كارمندان اداره اي مي شود كه در اين امر، ميزان پرداختي كمتري دارد.
وي افزود: وارداتي بودن برخي ساختارهاي سازماني و اداري و ناهمخواني آن با فرهنگ بومي و اقتباس صرف، بدون لحاظ كردن فرهنگ و ارزشهاي بومي، از ديگر عواملي است كه مي تواند ميزان كارآمدي و خروجي فعاليت مثبت برخي از ادارات را تحت تأثير قرار دهد. در چنين حالتي است كه يك كارمند اداره به جاي اينكه به مراجعه كننده بگويد چه كاري براي رفع مشكل شما از دست ما ساخته است، به راحتي مي گويد اين مشكل شماست.
وي افزود: در واقع اگر در چنين موقعيتي، كارمند مسئول و متصدي بصورت واقعي به بررسي شرح وظايف خود بپردازد و نسبت به سازمان و اداره اي كه در آن خدمت مي كند، احساس مسئوليت نمايد، و جوان و اخلاق و هم ياري را مدنظر قرار دهد، در مي يابد كه مي تواند به نوبه خود، در چراچوب قاعده و قانون و نه فراتر و خارج از آن، در جهت تسهيل انجام امور اداره و مراجعه كننده، اقدامات مثبت و سازنده اي انجام دهد.
اين پژوهشگر اجتماعي عامل پنجم موثر در بالا رفتن سطح كمي و كيفي كارآيي بخش ها، ادارات و سازمانها را قائل بودن به قانون تحت هر شرايطي عنوان كرد.
وي تصريح كرد: قوانين و مصوبات تدوين شده، توسط نهادهاي قانون گذاري، با هدف تسريع انجام امور و بالارفتن سطح كيفي و كمي آن صورت مي گيرد، در صورتي كه مسئولين و متصديان اداره اي از قوانين مدون و مصوب شده، تفسير به رأي هاي شخصي داشته باشند و با لحاظ كردن و پررنگ نمودن تبصره ها و بندها، بصورت نامتعارف و بي قاعده، به اعمال سليقه شخصي بپردازند و به اصطلاح  قانون را دور بزنند، روند طبيعي اداره امور، با مشكل مواجه مي شود، به عنوان مثال، موارد فرار از ماليات برخي بخش ها و ادارات، و شانه خالي كردن از پرداخت عوارض قانوني، از مصداق هاي اين عارضه است.
اين آسيب شناس حوزه اجتماعي افزود: آموزش هاي ضمن خدمت ششمين عامل موثر در بهبودميزان كار مفيد سازمان ها، ادارات و نهادها مي باشد برخي از سازمان ها و ادارات و نهادها مي باشد برخي از سازمانها و ادارات، توجه چنداني به اين امر خطير نمي نمايند و اين به روز نبودن و عقب ماندن از قائله علم و تجربيات جديد، باعث كندشدن كارآيي و كارآمدي ادارات اين چنيني مي شود، در چنين حالتي، جريانات اجتماعي و تغييرات و تحولات آن، سرعت بيشتري نسبت به تغييرات ادارات و بخش هاي اين چنيني دارند كه اين امر باعث خلل در انجام وظايف و نيازهاي جاري و ساري درآن مي گردد و سطح مثبت و مفيد بازدهي فعاليت اداراتي كه درگير اين موضوع هستند را، پايين مي آورد.
وي افزود: مقايسه بين سطح كيفي سازمان هايي كه به اين امر آموزش هاي ضمن خدمت توجهي ويژه مبذول مي دارند و اداراتي كه آموزش ضمن خدمت را در اولويت هاي دست چندمي خود درنظر مي گيرند، گوياي نقش اثرگذار، امر آموزش در ميزان بازدهي و خروجي مثبت، ادارات و سازمانهاست.
اين پژوهشگر اجتماعي در نهايت تصريح كرد: لحاظ كردن نظارت دقيق، سختگيرانه بر روي عملكرد نيروهاي مسئول و زيرمجموعه در يك سازمان يا اداره، يكي از اصلي ترين مولفه هاي افزايش بازدهي و كارآيي مثبت يك سازمان يا اداره است. در واقع يكي از خطوط اصلي تفكيك بين يك سازمان موفق و كارآمد با يك سازمان يا اداره ناموفق، سطح نظارتي اعمال شده و سيستم تنبيه و پاداش لحاظ شده بر روي پرسنل و كارمندان شاغل در آن است، زماني كه كارمندان يك اداره، عملكرد خود را زير ذره بين مي بينند و تفاوتها ميان يك كارمند خاطي و يك كارمند ساعي به وضوح احساس مي شود به تبع سطح و ميزان فعاليت و كارآيي مفيد چنين اداره اي نيز به شكل مطلوب و سازنده اي بالا مي رود./ز