دانستنی ها؛
"ایمیل های اداری" چگونه اند؟
روزانه از ایمیل برای مصارف مختلف استفاده می شود خیلی از این ایمیل ها جنبه ی تبلیغاتی داشته و برخی از آنها شخصی هستند. اما در این میان یکسری از ایمیلها کاملا رسمی و اداری هستند یعنی برای اهداف تجاری استفاده می شوند. مشاغل برای ارتباط با یکدیگر از ایمیلها بیش از فکس و تلفن استفاده می کنند مثلا قرارداد، معرفی محصول یا بازاریابی و... .
به گزارش گروه بازار باشگاه خبرنگاران، طراحی ایمی لهایی که رسمی و اداری هستند باید به گونه ای باشد که مثل یک نامه رسمی در نظر مخاطب قرار بگیرد مثل استفاده از کلمات و نگارش صحیح و یا رعایت اصول نوشتاری.
در این جا 7 نکته ی خوب را برای نوشتن یک ایمیل اداری معرفی می کنیم.
1-فرمت نوشتاری: سعی کنید برای نوشتن یک ایمیل مثل نامه اداری از فونت و سایز استاندارد کلمات استفاده کنید همانطور که در نامه های اداری به حاشیه گذاری و استفاده از علایم نگارشی توجه میکنید برای نوشتن ایمیل هم باید دقت کنید که این موارد رعایت شوند.
2-از فرمت هایی که برای نوشتن ایمیل استفاده می کنید باید فرمت های استانداردی باشند که در نوشتن نامه های اداری استفاده می شوند چون فرمت ها دارای تنوع اند بنابراین فرمت های فانتزی برای نامه های اداری و حتی ایمیل مناسب نیستند.
3-گاهی اوقات ممکن است برای شرکتی که با آن همکاری میکنید تصمیم به فرستادن پیام تبریک بگیرید در این صورت بهتر است ترجیحا از همان متن نوشتاری استفاده کنید در مورد همکاران ضمیمه یک کارت پستال میتواند زیبا باشد اما اگر شرکتی را خطاب قرار میدهید باید پیام تبریک در قالب نوشتاری باشد.
4-ایمیل هایی که حاوی چند فایل و فولدر هستند باید به صورت فشرده و با فرمت zip فرستاده شوند مثلا اگر می خواهید یک سری تصاویر را همراه با نامه خود بفرستید باید این محتوی را سازماندهی کرده و در قالب zip بفرستید تا مرتب تر باشند.
5-برای ایمیل های اداری همیشه تیتر و عنوان را در قسمت subject ایمیل وارد کنید هیچ گاه نباید ایمیل را بدون عنوان بفرستید چون عنوان نشان از احترام به دیگران دارد.
6-کسانی که برای بازاریابی از ایمیل استفاده می کنند همیشه باید در قسمت subject محصول یا خدمات خود را بنویسند و آن را معرفی کنند دقت کنید عنوان ایمیل نباید زیاد باشد تعداد کلمات نباید بیش از 5 تا باشند. ایمیل های تبلیغاتی برای اینکه جذابیت بیشتری داشته باشند باید دارای تصاویر بوده و محصول را برای مخاطب جذاب جلوه بدهند.
7-ایمیل ها مثل نامه ها و فکس های اداری باید دارای نگارش صحیح بوده و ترجیحا از کلمات ساده اما رسمی استفاده شود سعی کنید همیشه از رنگ مشکی برای نوشتن ایمیل استفاده کنید و حتما در نگارش از دستور زبان صحیحی و کلماتی که نشان از ارزش و احترام گذاشتن برای دیگران دارند استفاده کنید تا ایمیل های اداری شما سریعتر پاسخ داده شوند.
انتهای پیام/
در این جا 7 نکته ی خوب را برای نوشتن یک ایمیل اداری معرفی می کنیم.
1-فرمت نوشتاری: سعی کنید برای نوشتن یک ایمیل مثل نامه اداری از فونت و سایز استاندارد کلمات استفاده کنید همانطور که در نامه های اداری به حاشیه گذاری و استفاده از علایم نگارشی توجه میکنید برای نوشتن ایمیل هم باید دقت کنید که این موارد رعایت شوند.
2-از فرمت هایی که برای نوشتن ایمیل استفاده می کنید باید فرمت های استانداردی باشند که در نوشتن نامه های اداری استفاده می شوند چون فرمت ها دارای تنوع اند بنابراین فرمت های فانتزی برای نامه های اداری و حتی ایمیل مناسب نیستند.
3-گاهی اوقات ممکن است برای شرکتی که با آن همکاری میکنید تصمیم به فرستادن پیام تبریک بگیرید در این صورت بهتر است ترجیحا از همان متن نوشتاری استفاده کنید در مورد همکاران ضمیمه یک کارت پستال میتواند زیبا باشد اما اگر شرکتی را خطاب قرار میدهید باید پیام تبریک در قالب نوشتاری باشد.
4-ایمیل هایی که حاوی چند فایل و فولدر هستند باید به صورت فشرده و با فرمت zip فرستاده شوند مثلا اگر می خواهید یک سری تصاویر را همراه با نامه خود بفرستید باید این محتوی را سازماندهی کرده و در قالب zip بفرستید تا مرتب تر باشند.
5-برای ایمیل های اداری همیشه تیتر و عنوان را در قسمت subject ایمیل وارد کنید هیچ گاه نباید ایمیل را بدون عنوان بفرستید چون عنوان نشان از احترام به دیگران دارد.
6-کسانی که برای بازاریابی از ایمیل استفاده می کنند همیشه باید در قسمت subject محصول یا خدمات خود را بنویسند و آن را معرفی کنند دقت کنید عنوان ایمیل نباید زیاد باشد تعداد کلمات نباید بیش از 5 تا باشند. ایمیل های تبلیغاتی برای اینکه جذابیت بیشتری داشته باشند باید دارای تصاویر بوده و محصول را برای مخاطب جذاب جلوه بدهند.
7-ایمیل ها مثل نامه ها و فکس های اداری باید دارای نگارش صحیح بوده و ترجیحا از کلمات ساده اما رسمی استفاده شود سعی کنید همیشه از رنگ مشکی برای نوشتن ایمیل استفاده کنید و حتما در نگارش از دستور زبان صحیحی و کلماتی که نشان از ارزش و احترام گذاشتن برای دیگران دارند استفاده کنید تا ایمیل های اداری شما سریعتر پاسخ داده شوند.
انتهای پیام/
