به گزارش گروه وبگردی باشگاه خبرنگاران جوان،افرادی هستند که به خود می‌بالند که همیشه ایمیل‌های دریافتی خود را خیلی سریع می‌خوانند و خیلی سریع‌ هم جواب می‌دهند. برای بعضی ایمیل‌ها، از سیستم جواب اتوماتیک استفاده ‌می‌کنند، و فرم‌های جواب را از قبل در جایی تایپ کرده‌اند تا در وقت لزوم، هنگام جواب دادن استفاده کنند. خیلی بادقت ایمیل‌ها را بررسی می‌کنند و آنها در فولدرهای مخصوص می گذارند تا بر اساس اولویت پیغام به آن جواب بدهند. این افراد وقتی که در اپلیکیشن موبایل خود می‌بینند که ایمیل های خوانده نشده آنها دو رمقی شده است، مضطرب می‌شوند. در کل، زمان زیادی طول نمی‌کشد که از این افراد جواب دریافت کنید. به طور حتم هر ایمیلی که پس از ۲۴ ساعت توسط این افراد جواب داده می‌شود، در ابتدای آن این عبارت نوشته شده است: "عذرخواهی می‌کنم که دیر جواب می دهم."

همانطور که در  تیتر اشاره شد، معذرت‌خواهی برای مدت زمان معمول پاسخ دادن به یک ایمیل، هم برای ارسال کننده و هم برای گیرنده، مشکلاتی ایجاد می‌کند. با معذرت‌خواهی، شما نامه را با یک پیغام منفی شروع کرده‌اید، و این کار جایگاه ارسال کننده را پایین می‌آورد. در نتیجه هر درخواست یا اطلاعاتی که تبادل می‌شود را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد، چون ارسال کننده در موضع ضعف قرار گرفته است. اگر کارآفرین هستید از انجام این کارهای اشتباه پرهیز کنید

از همه مهم‌تر، رفتار توام با عذرخواهی باعث فشار بر هر دو طرف می شود و این طرز فکر را ایجاد می‌کند که ایمیل باید سریع جواب داده شود و اگر از این زمان بیشتر طول بکشد، باعث پدید آمدن مشکلاتی خواهد شد. این طرز فکر باعث می‌شود که هر دو طرف تحت فشار باشند و انتظار داشته باشند که همیشه باید ارتباط‌های سریع داشته باشند.

این مسئله بیشتر در مورد کارآفرینان صادق است. برای خیلی از این افراد، ساعت کاری یا روزهای کاری، قاعده ای مبهم است که با ذهنیت آنها جور در نمی‌آید. این افراد می‌توانند ساعت‌های طولانی تا نیمه شب مشغول به کار باشند و آخرهفته و روزهای وسط هفته آنها، هیچ تفاوتی با هم ندارد. ولی حقیقت این است که تعداد کمی از افراد، انتظار دارند که جوابی سریع به ایمیل‌شان داده شود. اگر افراد بخواهند جواب های سریع تری بگیرند، ترجیح می‌دهند که با وسایل ارتباط جمعی سریع‌تری همچون تلفن یا تماس متنی ارتباط برقرار کنند. 

زمان جواب دادن به ایمیل‌ها را طولانی‌تر کنید.باید بتوانید بدون هیچ فشاری، برای پاسخ دادن طولانی‌تر به ایمیل‌هایتان برنامه ریزی کنید. اگر قرار است که جواب سریع و نتیجه بخش باشد، آن ایمیل را در بخش کارهای آتی (To Do list) قرار دهید. اگر یک یا دو روز هم طول کشید تا به ایمیل جواب دهید، احساس ناراحتی نکنید. اگر این کار را انجام ندیهید، زمان خیلی زیادی را در inbox خود صرف می‌کنید و وقت ارزشمند خود را به انجام سایر پروژه ها تخصیص نمی‌دهید. جواب دادن به ایمیل ها می‌تواند به صورت زمان‌های خاص در هر روز، برای تعداد معینی ایمیل باشد.

اگر ایمیلی دریافت کرده‌اید که می‌خواهید آن را خیلی دیرتر جواب دهید، یا نمی دانید چه موقع می‌توانید به آن جواب دهید، یک ایمیل خودکار برای دریافت کننده بفرستید که او متوجه شود ایمیل را دریافت کرده‌اید و تاریخ حدودی جواب را به او اعلام کنید: "نامه شما را دریافت کردم، آن را مطالعه خواهم کرد و جواب را هفته آینده برایتان ارسال می‌کنم." با این کار، برای جواب دادن به مخاطب، تحت فشار نخواهید بود.

اگر احساس می‌کنید که جواب ایمیل خیلی طول می‌کشد، پایین متن، این عبارت را اضافه کنید: "از شکیبایی شما کمال قدردانی را دارم." به این شکل، شما اعلام کرده‌اید که جواب نامه را دیر خواهید داد، ولی هرگز موضع شما، موضع پایین نخواهد بود و شما می‌توانید در زمان دلخواه به ایمیل جواب دهید.

منبع:سلامت

انتهای پیام/