به گزارش گروه وبگردی باشگاه خبرنگاران جوان، با وجود تمام راه‌های ارتباطی، تلفن هنوز هم یکی از راه‌های اصلی برقراری ارتباطات شغلی است. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که هنگامی که با کسی در حال صحبت تلفنی می‌باشید، با خود فکر کنید که طرف مقابل بسیار در کار خویش غیرحرفه‌ای است.

تلفن وسیله قدرتمندی است. از زمان اختراع آن به وسیله گراهام بل، سال‌های زیادی می‌گذرد، ولی هم چنان ارزش زیادی دارد (مجددا… اگر از آن استفاده کنید!)

شاید از آن تیپ افرادی باشید که با تلفن راحت نباشید و ترجیح دهید حضوری با اشخاص صحبت کنید. از شماره گرفتن و پرسیدن سؤال بدون هیچ علت منطقی بیم داشته باشید و تلاش کنید این کار را به دیگران واگذار کنید و یا اصلاً پشت تلفن موقع صحبت کردن اوضاع شرایط از دستتان خارج شود و توانایی کنترل آن را نداشته باشید.

امروزه شبکه‌های ارتباطی فراوانی از جمله ایمیل، شبکه‌های اجتماعی (تلگرام، اینستاگرام، فیس بوک و..) چت‌های آنلاین و سایت‌های مختلف برای برقراری ارتباطات گوناگون از جمله ارتباطات شغلی وجود دارد.

اطمینان دادن بابت انتقال تماس

قبل از انتقال تماس باید مطمئن شویم که فرد موردنظر امادگی صحبت با تماس گیرنده را دارد و یا اصلاً در اتاق یا پشت میزش حضور دارد؛ بنابراین قبل از هلد کردن تماس از دسترس بودن طرف مطمئن شوید. به طورمثال در این مواقع بگوییم، اجازه بدهید ببینم فرد مورد نظرتون امکان صحبت کردن را دارند یانه.

استفاده از نام فرد تماس گیرنده موقع صحبت با تلفن

اینک می‌خواهم برایتان یک ترفند خاص بگویم که حتی اگر شما بسیار معمولی هم سخن بگویید، ولی خوش صحبت بنظر بیایید. از یک نفر از دوستانم داستان جالبی شنیدیم، قصه را از سوی او بخوانید:

در حین صحبت با فردی بودم او تنها در حال صحبت کردن در مورد خود بود و من تنها شنونده خوبی بودم. در آغاز صحبت او تنها یکبار خود را معرفی کرد ومن سریع اسم او را به ذهن سپردم. آنگاه در حین گفتگو اسم او را بکار بردم در انتهای گفتگو او من را فردی خوش صحبت فرا خواند؟!

بر همین اساس در زمان انتقال تماس تلاش کنیم اسم فرد تماس گیرنده را برای این که نشان دهیم اسم او را خوب شنیده وبه ذهن سپرده ایم، بکار ببریم. به طورمثال ” متاسفم خانم یا آقای……..، فردی که میخواهید با او حرف بزنید هم اینک دردسترس نیست، من می‌توانم به شما از هر طریقی کمکی کنم؟

همان طور که قبلا مطرح گردید تن صدا ونحوه بیان در انتقال پیام در پشت تلفن بسیار مؤثر است. حتماً شما هم برخورد داشته اید با افرادی که با بدترین شکل ممکن وگاهی از روی خشم صحبت خویش را تمام می‌کنند و تلفن را به شدت می‌کوبند. روش اتمام مکالمه ما بسیار در ذهن تماس گیرنده باقی می‌ماند؛ بنابراین در انتهای مکالمه با لحن صمیمی از تماس گیرنده بابت تماسش قدردانی می‌کنیم.

به طور مثال:” از تماس شما متشکرم. روز خوبی داشته باشید.

اصول مذاکره تلفنی شامل ۳ اصل میباشد:

دانش و آگاهی نسبت به مسئله

نگرش و بینش

مهارت

دانش ما نسبت به مذاکره تلفنی خود باید هم فنی باشد هم رفتار شناسی

برای بالا بردن سطوح فنی و دانش ما در یک مذاکره تلفنی راحت‌ترین راه گوش دادن به رادیو میباشد، که گوش ما کاملا به آن عادت می‌نماید.

نگرش و بینش

دید و هدف گذاری ما در طول گفتگو را نگرش یا بینش می‌نامند و حتی میتوان پیش از شروع یک گفتگوی تلفنی به آن پرداخت.

بطور مثال میتوان به تجسم سازی و تصویر سازی اشاره کرد که ما پیش از شروع یک تلفن می‌توانیم در ذهنمان شرایط را مهیا نمائیم.

مهارت

دیدن اموزش درست+ تمرین زیاد= مهارت

پس برای به دست اوردن مهارت، می‌بایست اموزش‌هایی را که می‌بینیم با تمرین و تمرین به مهارت تبدیل نمائیم.

صحبت کردن با تلفن، صحبت کردن با تلفن به شیوه حرفه ای، صحبت کردن با تلفن به صورت حرفه‌ای

آداب تلفن زدن و صحبت کردن با تلفن

لحن مناسب صدا

از آن جا که شخص پشت تلفن نمی‌تواند تصویر ما را ببیند، بنابراین نمی‌تواند درک درستی از احساسات، زبان بدن و حالات چهره ما داشته باشد.

داشتن لحنی دوستانه در مکالمات تلفنی یکی از فاکتور‌های داشتن مکالمه تلفنی موفق هست که میتواند اثر فوق العاده‌ای داشته باشد.

لحن دوستانه یعنی به شخصِ پشتِ تلفن حسِ دوستی و ارامش بدهیم نه این که با لحنی پرخاشگرانه و عصبانی صحبت کنیم.

خیلی مهم است که لحن صدایتان بیانگر قدرت و اعتماد به نفس باشد. هنگامی که با تلفن صحبت می‌کنید، روی صندلی تان لم ندهید.

نکته:در طول مکالمه یا صاف روی صندلی بنشینید یا بایستید. هنگامی که در منزل هستید، از یک دستگاه ضبط صوت برای ضبط کردن صدای مکالمه تان استفاده کنید تا بتوانید بشنوید که صدایتان برای افراد دیگر چطور است.

منبع: بیتوته

انتهای پیام/