مهدی نصیری گفت: هدف استفاده از این سیستم برطرف کردن مشکلات موجود در سسیتم‌های مدیریت اسناد سنتی است.

او گفت: سامانه الکترونیک مدیریت اسناد، نرم افزاری است که به کاربران امکان ذخیره سازی و پیگیری انواع اسناد و مدارک را، به صورت الکترونیکی وهوشمند می‌دهد.

به گفته عضو شورای شهر شیراز، این سامانه علاوه بر نامه و مستندات مرسوم سازمانی، شامل موارد جدیدی از جمله مستندات در گردش سایر نرم‌افزار‌های مرتبط، فکس و نامه‌های پست الکترونیکی می‌باشد. معمولاً در سیستم مدیریت اسناد، بخش وسیعی از گردش مکتوبات، از مراحل آغازین تولید تا امضا و ارسال الکترونیکی تحت پوشش قرار می‌گیرد.

نصیری گفت: از خصوصیات مهم سیستم مدیریت اسناد، تسهیل ارتباطات مکتوب همچنین ارتباط با سایر سازمان‌هاست.

او گفت: در شهرداری شیراز اسناد مهمی مانند اسناد حقوقی، املاک و ... وجود دارد که نگهداری آن‌ها بسیار حایز اهمیت است. با توجه به اینکه اسناد غیر الکترونیک عمر محدودی دارند باید به صورت الکترونیکی آن‌ها را نگهداری کرد.

نصیری می‌گوید: همچنین برای بررسی ساده‌تر روند و سابقه اسناد نگهداری الکترونیکی باید به صورت متن باشد که تبدیل اسناد به متن الکترونیکی با کمک هوش مصنوعی قابل انجام است.