محمدجواد جعفریان معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی در نشست خبری این سازمان گفت: معاونت اسناد مطابق با تصریح قانون در دو حوزه اصلی حفظ و حراست از میراث مکتوب ایران و ذخیره اسناد اداری کشور فعالیت‌های خود را پیش می‌برد، اسناد کشور ما به بلندای تاریخ عظیم حوزه تمدنی ایران هستند که معاونت اسناد وظیفه حفظ و اشاعه آن‌ها را برعهده دارد. وظیفه اصلی معاونت حفظ و حراست از اسناد ملی است به عنوان میراثی که به ما رسیده و باید به بهترین شکل نگهداری و به نسل‌های آینده تحویل شود. 

ایجاد پروتکل ایجاد در سه حوزه آب ، آتش، آفت

به گفته جعفریان ساختمان اسناد ملی ایران یکی از مقاوم‌ترین و با کیفیت‌ترین سازه‌های مهندسی است، اما به هرحال ممکن است هر سازه‌ای آفات هم داشته باشد تلاش شده تا با گردآوری تجارب گذشته، از آن‌ها به نفع حفظ و حراست از اسناد بهره ببریم، در سه حوزه آب، آتش و آفات پروتکل‌های جدیدی در دستور کار قرار گرفته و به ویژه پروتکل‌های رفتار با رطوبت تغییر کرده‌اند. 

حضور مدیران در زمان بارندگی های اخیر در سازمان اسناد

او می‌گوید: در بارندگی‌های اخیر مدت زمان سرکشی به اسناد به یک ساعت رسید به این معنا که در طول ۲۴ ساعت شبانه روز هر ساعت یکبار به اسناد سرکشی می‌کردیم و مدیران نیز در طول این مدت در محل سازمان اسناد اقامت داشتند.

معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی گفت: همکاری با شهرداری تهران و شورای شهر تهران برای عایق‌بندی رودخانه کنار سازمان صورت گرفته و کار‌های مقدماتی این طرح انجام شد، همچنین به سازمان‌های مختلف کشور که مراکز نگهداری از اسناد دارند و همچنین مراکز استانی خود سازمان اسناد و کتابخانه ملی نیز توصیه‌هایی برای حفاظت از اسناد مقابل آب ارائه شد.

ایجاد اپراتور ۲۴ ساعته کنترل حوادث در نزدیک زمان پیش رو

به گفته جعفریان در اولین ماه‌های حضور تیم جدید مدیریت سازمان اسناد و کتابخانه ملی مناقصه اطفا حریق انجام شد و به زودی اپراتور ۲۴ ساعته کنترل حوادث را در سازمان خواهیم داشت.

جعفریان گفت: ۲۰ سال است که در ساختمان اسناد، از برخی دستگاه‌های کشور که امکان رسیدگی پیش از واگذاری به اسناد خود را ندارند، اسناد دریافت می‌کنیم با هربار دریافت میلیون‌ها آفت به اسناد نزدیک شده‌اند، با همکاری شهرداری تهران فضایی ۶ هزار مترمربعی را در اختیار گرفتیم که تبدیل به آرشیو راکد شد، بنابراین اسناد دریافتی ابتدا به آنجا منتقل شده و اسناد امحایی و اسناد ارزشمندِ دارای قابلیت نگهداری، در این محل از هم تفکیک شده و اسناد امحایی به مرحله امحا می‌رود و اسناد که باید نگهداری شوند، مجوز ورود به ساختمان اسناد ملی را پیدا می‌کنند.

جایگزینی برای اسناد وجود ندارد

جعفریان ضمن اشاره به این مسئله که توجه روی برخی از اسناد مورد غفلت قرار گرفته گفت: در دوره جدید اراده‌ای را روی یافتن اسناد گمشده گذاشته‌ایم و در هر مناسبتی بر اساس تقویم سازمانی این اسناد را منتشر خواهیم کرد، تاریخ و اسنادقابل بازگشت نبوده جایگزین ندارند اما در مقابل کتاب با یک اراده قبلی تولید می‌شود در صورتی که برای کتاب اینگونه نخواهد بود. 

قانون اسناد در کشور غریب است

معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی گفت: قانون اسناد در کشور ما غریب است و آنطور که باید به آن توجه نمی‌شود، بخشی از این عدم توجه، تغافل است، چرا که برخی از مراکز کشور می‌خواهند خود برای اسنادشان برنامه‌ریزی کنند البته باید به این نکته هم اشاره شود که همکاری نهاد‌ها با معاونت اسناد کتابخانه ملی رو به بهبود است.

آزاد سازی ۶۰ هزار متر مربع فضای اداری در کشور

به گفته معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه، اسنادی که ما در طول یکسال گذشته در دستگاه‌های کشور به آن رسیدگی کردیم یک میلیارد و دویست و پنجاه و چهار میلیون سند بوده است که این میان بیش از ۲۰ میلیون برگ، اسنادی ارزشمند برای نگهداری بوده است. این کار ما باعث شد تا بیش از ۶۰ هزار متر مربع فضای اداری در کشور که به نگهداری اسناد اختصاص پیدا کرده بودند، آزاد شود.

انتخاب نقش تسهیل گری در حوزه اسناد ملی

جعفریان گفت: ضمن احترام به مفاد قانون اسناد ملی، نقش تسهیل‌گری را به جای تصدی‌گری صرف در حوزه اسناد ملی را انتخاب کرده ایم و مدل‌های نگهداری را پیشنهاد می کنیم ، همچنین با همکاری با دیوان محاسبات کشور رسیدگی به عملکرد هر دستگاه در زمینه اسناد خودش و تطابق آن با قوانین حفظ اسناد ملی را نیز در دستور کار قرار داده و آن را پیش می‌بریم

او می گوید: با همکاری سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور برای نخستین بار در طول تاریخ معاصر شاهد ورود اسناد به قوانین برنامه توسعه هفتم کشور خواهیم بود ، همچنین یک بازشناسی جدید از دستگاه‌های با همکاری کم و با همکاری زیاد در زمینه اسناد انجام داده‌ایم و با وزارت اقتصاد، نیروی زمینی ارتش و مجلس شورای اسلامی نیز تفاهمنامه‌هایی را امضا کرده یا در شرف امضا داریم.

انتشار مکتوب اسنادی سازمان اسناد

جعفریان گفت: یک سری مکتوبات اسنادی قرار است به زودی توسط این معاونت منتشر شوند که تعدادی از آن شامل عنوان‌های «۱۵ خرداد شصت سال بعد»، «گوهریاد»، «چهار فصل کوچ» و «خراش بر آینه» هستند. 

اسناد خسارت دیده در آبگرفتگی اسناد اداری بوده اند

جعفریان درباره میزان خسارت به ی ساختمان آرشیو ملی در سال ۱۳۹۸ گفت: آن اتفاق بسیار ناگوار بود و موجب شد تا حجم زیادی از اسناد آسیب ببینند. بخش مهمی از آن اسناد اسنادی بودند که فاقد ارزش نگهداری تشخیص داده شده و باید برای امحا می‌رفتند، اما بخشی هم اسناد دارای ارزش نگهداری بودند. حجم آسیب بالا بود. مدیران وقت بیش از ۶۰ ساعت بود که در آن حجم بارندگی به مخازن سرکشی نکرده بودند و این اتفاق بر اثر آن رخ داد که کلیه اسناد این بخش نه اسناد تاریخی بلکه اسناد اداری بودند.

به گفته جعفریان بسیاری از اسناد مربوط به ایران در روسیه، انگلستان، اسپانیا و… وجود دارند، این اسناد باید مبادله شوند و هیچ کشوری حاضر نیست که اسناد در اختیار خود را یک طرفه ارائه دهد، در این زمینه سفرا کمک حال ما هستند، اما کار اصلی را باید رایزن‌های فرهنگی ایران انجام دهند. ما با سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی در این زمینه تفاهمنامه‌ای را امضا کرده‌ایم.