نظر به نقش و اهمیّت آگاهی از وضعیت آب و هوایی کشور و اطلاع به موقع از هشدارها، اطلاعیه‌ها و داده‌های خاص سازمان هواشناسی در حفاظت پیشگیرانه، طی ماه‌های گذشته مکاتبات و مذاکراتی بین معاونت اسناد ملّی و سازمان هواشناسی کشور انجامشد که در نهایت سازمان اسناد و کتابخانه ملّی ایران به سامانه اطلاعات اختصاصی و اعلام هشدار و اطلاعیه‌های هواشناسی کشورمتصل شد.

سازمان‌ها و نهادهایی که آگاهی از وضعیت آب و هوایی کشور برای آنها حائز اهمیّت است، به سامانه مذکور متصل بوده و اخبار واطلاعیه‌های ویژه هواشناسی را ازطریق آن دریافت می کنند.

هشدارها و اطلاعیه‌های سازمان هواشناسی بسته به شرایط آب و هوایی و وضعیت تعیین شده توسط این سازمان، در سطوح مختلفی صادر و اطلاعات آن برای نمایندگان معرفی شده از سوی سازمان‌ ارسال می‎شود.

علاوه بر آن، صدور مجوز دستیابی به بولتن‌های پیش‌بینی وضع هوا و دسترسی به هشدارهای هواشناسی ازطریق سایت سازمان هواشناسی، از دیگر اقدامات صورت گرفته در مذاکرات انجام شده است. دستیابی به بولتن های مذکور کمک خواهد کرد تا معاونت اسناد ملّی با اطلاع قبلی از احتمال بارش‌های جوّی و تحولات آب و هوایی، در زمینه اتخاذ تدابیر پیشگیرانه و جلوگیری از بروز حوادث وآسیب‌های ناشی از آن برای اسناد کشور، اقدام کند.