یکی از مهارت‌های اثربخش در طول زندگی داشتن قدرت مدیریت زمان است. اگر شما نتوانید به خوبی زمان خود را مدیریت کنید نه در زندگی کاری و نه در زندگی شخصی نمی‌توانید به اهدافتان دست یابید.

البته که می توانید پیشرفت داشته باشید، اما اگر مدیریت زمان را جدی نگیرید، عدم مدیریت زمان می‌تواند برای شما یک مبارزه دشوار را به همراه داشته باشد.

بیشتربخوانید

• ۹ موردی که نشان می‌دهد شما کارمند نمونه‌ای نیستید

برای آن دسته از افراد که زمان ارزشمند خود را تلف کرده‌اند، واضح است که رسیدن به اهداف میانی هم می‌تواند بسیار دشوار باشد.

در ادامه ۱۵ مهارت مدیریت زمان  را در اختیار شما قرار داده‌ایم.

۱. تمرکز بر روی شکست را متوقف کنید
احساس شرم، رنجش یا گناه بـه دلیل بـه تعویق انداختن کار، اغلب یک دور باطل ایجاد می‌کند: هر چه احساس بدتر داشته باشید، بیشتر کار را بـه تعویق می‌اندزید، و احساس بدتری نسبت بـه اهمال کاری خود دارید. «تعویق زیادی از تلاش برای زورگویی بـه خودمان برای انجام کاری کـه احساس میکنیم «باید» انجام دهیم ناشی می‌شود.

بـه جای تمرکز بر احساسات منفی مرتبط با بـه تعویق انداختن کار، ذهن خودرا بر روی احساس فوق العاده مثبتی کـه پس از تکمیل کار خواهید داشت متمرکز کنید. «این پویایی روان‌شناختی «جهش» نامیده می‌شود، یعنی از روی احساس «بد» عبور کرده و خودرا در احساس «خوب» غوطه‌ور کنید.

۲. وظایف بزرگ را به کار‌های کوچکتر تقسیم کنید
یک طرح کلی از کار‌هایی کـه باید انجام شود تهیه کنید. هر کار را بـه قطعات کوچک تقسیم کنید. فقط بـه یک مرحله متعهد شوید. سپس مرحله بعدی. اگر امکان دارد مراحل را نامرتب انجام دهید، قطعاتی را کـه آسانتر هستند انجام دهید. 

متعهد شدن بـه یک کار نباید کسل کننده باشد. روش تایمر می‌تواند دراین زمینه مفید باشد: “زنگ ساعت خودرا هر بار پنج دقیقه تنظیم کنید. هر شخصی می‌تواند هر کاری را برای پنج دقیقه انجام دهد. ”

۳. یک قدم به عقب برو
سرمایه گذاری بیش از حد در هر فعالیتی می‌تواند استرس زا باشد و می‌تواند ما را بـه این احساس کاذب سوق دهد کـه هر کاری کـه روی ان کار می‌کنید مرگ یا زندگی اسـت. مشکلات و موانع بزرگ تلقی میشوند و یافتن راه حل برای آن‌ها دشوار می‌شود. هر چه یک کار مهم‌تر بـه نظر برسد، کار کردن بر روی ان سخت‌تر اسـت.

از خود سوالاتی مانند “آیا بیش از حد جاه طلب هستید؟ ” “آیا نسخه‌ای از کار وجوددارد کـه با زمان و منابع موجود قابل انجام باشد؟ ” وقتی احساس می‌کنید کـه یک روز پس از دیگری چیزی را بـه تعویق می‌اندزید.

ارتباط با تیم شـما میتواند با آوردن ابزار‌های مورد نیاز شـما، موانع را از بین ببرد. “شاید شـما در بالای سرخود هستید. آیا وظیفه‌ای بـه شـما محول شده اسـت کـه صلاحیت انجام ان را ندارید؟ یا واجد شرایط هستید، اما زمان و منابع برای انجام ان بـه اندازه کافی در معرض نیست؟ ”

۴. مخالفت خود را درک کنید
بـه اضطراب زیربنایی رسیدگی کنید. “اگر عموماً فردی مضطرب هستید، کاری را انجام دهید کـه در گذشته ثابت شده اسـت. برای دویدن بروید. پیاده روی کنید. ماساژ بگیرید. مدیتیشن کنید. مکانی آرام برای کار پیدا کنید. هنگامی کـه بی میلی خودرا درک کردید، مخالفت خودرا بیرون بیاورید. ممکن اسـت حق با شـما باشد، اینکار تکراری اسـت یا شـما فرد مناسبی برای انجام ان نیستید. وضوح در مورد این کـه چرا بـه تعویق انداخته‌اید میتواند گره را باز کند. ”

۵. در انجام کار‌های خود زیاده روی نکنید
یک مشکل رایج این اسـت کـه افراد چیز‌های زیادی را در فهرست کار‌های خود قرار میدهند تا انجام دهند. یک فهرست طولانی از کار‌هایی کـه باید انجام دهید می‌تواند منبعی برای اضطراب باشد و می‌تواند دلیلی باشد کـه احساس می‌کنید هیچ پیشرفتی ندارید.

«دو تا سه مورد را در بالای صفحه قرار دهید کـه باید ان روز انجام دهید و سپس بقیه میتوانند «تا زمانی کـه اجازه میدهد» باشند. شـما باید فهرست کار‌های خودرا بر اساس اولویت مرتب کنید و بـه طور کامل روی انجام کار‌های اولیه تمرکز کنید. با صرف تمام تلاش خود دریک فعالیت واحد، بـه تدریج بـه سمت هدف کلی پیش خواهید رفت.

۶. مسدود کردن زمان را در آغوش بگیرید
قرار ملاقات و مسدود کردن زمان در برنامه شـما یک راه ارزشمند برای سازماندهی مناسب اسـت. زمان را بـه درستی مسدود کنید و تعداد زیادی از کار‌ها را انجام خواهید داد –، اما زمان خودرا بیش از حد مسدود کنید و خواهید دید کـه مدام بـه تعویق می‌افتید.

راهنمای اجرایی برای مدیریت توجه سه نکته برای ایجاد تعادل مناسب در زمان بلوک ارائه می‌دهد:

زمان خودرا در آینده خیلی دور مسدود نکنید، زیرا خیلی نامشخص اسـت.

از مسدود کردن زمان بسیار انتخابی استفاده کنید—فقط برای چیز‌های بسیار مهم و فقط یکبار.

بلوک های زمانی خودرا خیلی طولانی نکنید.

۷. عوامل حواس پرتی را از بین ببرید
بـه‌نظر می رسد کـه این امر بی‌معنی اسـت، اما من همیشه از این کـه چقدر غیر معمول اسـت تعجب می کنم. کلاینت ایمیل خودرا ببندید، اعلان‌های توییتر، فیس‌بوک، لینکدین را خاموش کنید، زنگ خودرا خاموش کنید و تلویزیون را خاموش کنید. اگر بـه سر و صدا نیاز دارید، موسیقی ساز یا کلاسیک را پخش کنید. متن ترانه‌ها مغز ما را در جهت‌های پرت‌کننده می‌فرستند.

همه‌ی این‌ها باید “موانع بهره وری” درنظر گرفته شوند. «اگر محیط کار خودرا تغییر ندهید، خیلی آسان‌تر می‌توانید این باور را داشته باشید کـه «من فقط یک آدم معطل کار هستم». با حذف عوامل حواس‌پرتی، خودرا برای موفقیت آماده کنید، کـه این تضمین می کند کـه «مقدر شـما برای یک زندگی بـه تعویق انداختن نیست».

۸. برو آنالوگ
[نوشتن روی کاغذ]بـه از بین بردن درهم ریختگی ذهنی کمک می‌کند و ان جواهرات فکری را کـه می‌دانید در جایی وجود دارند، کشف می‌کند. مغز ما در تفکر خلاق، استراتژیک و حل مسئله بسیار بهتر از بـه خاطر سپردن جزئیات اسـت، و اگر ذهن خودرا از ریزه کاری‌ها «بـه هم ریختگی ذهنی» پاک کنیم، اغلب «چیز‌های خوب» ظاهر می‌شود. اگر خلاص شدن از شر رایانه شـما امکانپذیر نیست، حداقل یک پس زمینه دسکتاپ جدید را امتحان کنید.

۹. زمان مولد خود را بشناسید
زمان‌های خاصی در طول روز وجوددارد کـه ممکن اسـت اعتماد بـه نفس بیشتری داشته باشید یا تمایل داشته باشید کـه بـه مسائل خاصی رسیدگی کنید. “کار‌های چالش برانگیز خودرا در زمانی از روز برنامه ریزی کنید کـه بیشترین قدرت مغز و انرژی را دارید. ”

“یک ساعت بهره‌وری” را برای پرداختن بـه پروژه‌هایی کـه کمتر دوست دارید، اما باید بـه ان‌ها بپردازید کنار بگذارید. اینکار را زمانی انجام دهید کـه بیشترین انرژی را برای اختصاص دادن بـه کاری کـه انجام میدهید داشته باشید. می‌توانید شروع بـه توجه کنید کـه کدام لحظات از روزتان برای شـما بهترین اسـت و سپس این فعالیت های «غیر جذاب» را بـه ان لحظات اختصاص دهید.

۱۰. به خودتان پاداش دهید
هیچ‌کس بـه اندازه ما محدودیت‌ها، کمبود‌ها و موانع ما را نمی‌داند ودر تعداد زیادی از مواقع بـه خاطر کار‌هایی کـه انجام داده‌ایم بـه رسمیت شناخته نمی‌شویم. “پاداش دادن بـه خودتان کارساز اسـت. وقتی بـه هدفی رسیدم، بـه خودم پاداش می‌دهم. ”

در پایان، شـما تنها کسی هستید کـه میدانید برای رسیدن بـه جایی کـه هم اکنون هستید چقدر کار و تلاش لازم اسـت و بـه همین دلیل اسـت کـه جشن گرفتن از آنچه بـه دست آورده‌اید برای حفظ انگیزه شـما برای مقابله با موقعیت‌های جدید مهم اسـت.

۱۱. از تکنیک پومودورو استفاده کنید
می توانید این سیستم پاداش‌ها رابا استفاده از روش مدیریت گردش کار کـه بـه عنوان «تکنیک پومودورو» شناخته می شود، رسمی کنید، کـه در ان با دادن پاداش‌های زمانی کوچک پس از دستیابی بـه یک نقطه عطف، بر روی کار در حال انجام تمرکز میکنید.

چگونه این تکنیک را در روال کاری خود بگنجانیم: من سعی می‌کنم اهدافم را طوری طراحی کنم کـه تقریبا ۴۵ دقیقه طول بکشد. حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه وقت آزاد بـه خودم پاداش بدهم تا از ان لذت ببرم و برای هدف بعدی آماده شوم. 

۱۲. آن را به یک بازی تبدیل کنید
یک تایمر روی تلفن خود برای ۱۵؛ ۲۰ یا ۳۰ دقیقه تنظیم کنید «هر چیزی کـه برای شـما مفید اسـت» و متعهد شوید کـه فقط وظیفه‌ای را کـه در دست دارید انجام دهید. “بیت تایمر! ” ایجاد یک چالش برای خود برای ضرب و شتم ساعت بـه منظور برنده شدن دقایق رایگان برای صرف هر طور کـه دوست دارید.

بله، ساده بـه نظر می‌رسد و شاید کمی کودکانه باشد، اما اگر تا بـه حال بـه گشت و گذار در اینترنت بی‌اهمیت کشیده‌اید «و چه کسی نشده»؛ تایمر شـما این پتانسیل را دارد کـه بـه بهترین دوست شـما تبدیل شود. 

۱۳. روی نتیجه نهایی تمرکز کنید
بـه این فکر کنید کـه وقتی کارتان به پایان رسید چه احساسی خواهید داشت. بـه گفته پیترسون، شـما باید با پرسیدن سوالاتی از خود بـه تعویق انداختن دست بردارید: “وقتی پروژه شـما کامل شد، چگونه بـه نظر می‌رسد؟ چه نتایجی بـه دست آمده اسـت؟ چه تاثیری بر زندگی شـما داشته اسـت؟ چه زمینه های دیگری از زندگی شـما تحت تاثیر قرار گرفته اسـت. نتیجه تکمیل این پروژه؟ ”

مثال کاهش وزن را درنظر بگیرید. “اگر ۲۵ یا ۵۰ پوند وزن کم کنید، نه تنها حس بهتری خواهید داشت، بلکه انرژی بیشتری خواهید داشت؛ عزت نفس شـما افزایش مییابد و بـه شـما بـه عنوان الهام بخش خانواده و همکاران نگاه می‌شود. ” آیا این یک عکس زیبا نیست کـه روی دیوار ذهنمان آویزان شود؟ حالا، تعویق را متوقف کنید، و بیرون بروید و ان پوند‌ها را بسوزانید.

۱۴. ایجاد انگیزه‌های مصنوعی

«کار را در دست بگیرید و ان را بـه رقابت‌ها یا چالش‌های کوچک برای خود تقسیم کنید و برای چالش محدودیت‌های زمانی تعیین کنید». با افزودن یک چالش بـه فعالیت های منظم خود می‌توانید انگیزه‌ای مصنوعی برای افزایش بهره وری برای خود ایجاد کنید. با این وجود، “کیفیت کار در اولویت اسـت. واقعاً مهم نیست کـه چارچوب های زمانی رعایت شوند، ان‌ها فقط اهدافی هستند کـه باید بـه ان‌ها شلیک کرد تا متمرکز و علاقه‌مند بمانند. ”

۱۵. اهداف پیاده سازی را تمرین کنید
تکنیک “نیات پیاده سازی” توسط پیتر گولویتزر، روان‌شناس از دانشگاه نیویورک پیشنهاد شده اسـت، و اساساً مستلزم ان اسـت کـه فرد “محرک” خاصی را ایجاد کند تا خودرا بر روی کار بعدی متمرکز کند. این محرک‌ها شرایط «اگر-آنگاه» هستند کـه محرکی را ایجاد می‌کنند کـه بـه نظر می‌رسد برای پیش گیری از تعویق مفید باشد.

“این شرایط اگر-ان وقت باعث می‌شود کـه شـما بـه اهداف خود ادامه دهید، زیرا اهداف خودرا دنبال کرده‌اید. قبل از موعد با خودت بـه توافق رسیدی. ” با اجتناب از ایده‌های «آیا میخواهم یا نمیخواهم؟»؛ می‌توانید ذهن خودرا طوری برنامه‌ریزی کنید کـه تمرکز خودرا بر انچه در راه اسـت حفظ کنید.

در پایان

موفقیت چیزی نیست کـه آسان بدست آید باید برای ان تلاش کنید و بدون سختی هیچ گاه موفق نخواهید شد.

منبع: تالاب