مراسم گرامیداشت روز اسناد ملی و میراث مکتوب با حضور محمد مهدی اسماعیلی وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی، علیرضا مختارپور رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایمان شمسایی مدیرکل مطبوعات و خبرگزاری‌های داخلی در ساختمان آرشیو ملی برگزار شد.

محمد هادی ناصری سرپرست معاونت اسناد و کتابخانه ملی در این مراسم گفت: در مدت کوتاهی که به عنوان سرپرست معاونت اسناد ملی، توفیق همراهی با کارکنان شریف این معاونت را داشتم، از نزدیک شاهد زحمات و تلاش‌های عزیزان بودم؛ همکارانی که در بخش فراهم آوری و ارزشیابی اسناد، با کار سخت  و پر زحمت خود نسبت به جمع آوری اسناد از دستگاه‌ها پیگیری مجدانه دارند.

ناصری گفت: همکارانی که با دقت و حوصله در حوزه تنظیم و توصیف مشغول خدمت هستند، و همکارانی که در حوزه مرمت هنرمندانه در حفظ و نگهداری اسناد که سرمایه‌های دانشی از مرز و بوم می‌باشند، تلاش می‌کنند و چه همکارانی که در نگهداری اسناد در مخازن زحمت فراوانی میکشند و همکارانی که خدمات آرشیوی به جامعه مخاطب سازمان را خلاقانه و موثر پیگیری می‌کنند به نوبه خود از این فرصت استفاده میکنم و خدمت شان خدا قوت عرض می‌کنم.

او می‌گوید: فرصت مغتنمی است تا با بیان عملکرد معاونت اسناد در سال ۱۴۰۱، مروری بر اقدامات گذشته این معاونت داشته باشیم. لازم می‌دانم پیش از بیان آمار و گزارش‌های مربوط به سال گذشته این نکته را یادآوری نمایم که این گزارش حاصل زحمت جمعی تمام همکاران معاونت اسناد ملی است.

ناصری گفت: ۹۱۴.۰۹۰.۷۳۱ برگ از اسناد راکد دستگاه‌ها تعیین تکلیف شد که حاصل آن ۴۱۳.۸۲۴.۹۹۳ برگ اوراق امحایی در تهران و ۸۹۱.۱۸۵.۵۴۷ برگ در کل کشور و ۱۳.۰۷۸.۹۲۲ برگ اسناد انتقالی در تهران و ۲۲.۹۰۵.۱۸۴ برگ در کل کشور به سازمان بود که در نتیجه به آزادسازی ۴۴.۰۹۵ متر مربع فضای بایگانی و اداری دستگاه‌ها  در کل کشور منجر شد.

به گفته ناصری، برای تقریب به ذهن این مقدار فضای آزاد شده لازم به ذکر است که ۴۴,۰۹۵ مترمربع اگر بر مبنای هر اتاق اداری به مساحت میانگین ۱۲ متر در نظر بگیریم معادل بیش از ۳ هزار ۶۰۰  اتاق اداری خواهد بود.

ناصری گفت: یکی دیگر از اقداماتی که در سال ۱۴۰۱ پیگیری شد، بررسی وضعیت همکاری دستگاه‌های اداری کشور در حوزه اسناد ملی، بود، در این زمینه مکاتبه‌ای از سوی ریاست محترم سازمان با عالی‌ترین مقام هر دستگاه انجام و وضعیت همکاری اعلام شد. در این میان ۱۵ دستگاه همکاری بسیار خوب داشتند که امروز از نمایندگان این دستگاه‌ها نیز تقدیر خواهد شد.

وی افزود: انجام  ۱۲۷۸ نفر روز ماموریت‌های کارشناسی اسناد در دستگاه‌ها به منظور برنامه‌ریزی، پیگیری و نظارت بر حسن اجرای قانون و مقررات اسنادملی و مصوبات شورای اسناد ملی؛ از اقدامات معاونت اسناد ملی سازمان اسناد در سال گذشته بوده است.

ناصری گفت: مدیریت اسناد (کاغذی و الکترونیکی) از طریق نظارت، بازدید، بررسی، ارزشیابی و تعیین تکلیف اسناد راکد، مکاتبه، مذاکره، هماهنگی، مشاوره و راهنمائی مدیران و کارشناسان اسناد دستگاه‌ها و تهیه و تدوین دستورالعمل‌ها و استاندارد‌های لازم از جمله برای اولین بار تهیه معیار‌های اتوماسیون اداری و بانک‌های اختصاصی موضوعات تخصصی دستگاه‌ها؛ نیز در سال ۱۴۰۱ انجام شده است.

به گفته ناصری، ارتقاء سطح مدیریت اسناد در دستگاه‌ها از طریق ۵۱۴۸ ساعت بازآموزی وآموزش مستمر کارکنان بایگانی‌ها و مسئولان اسناد دستگاه ها، هزار و ۸۵۳ پرونده شامل ۷۳۲ هزار و ۵۲۱ برگ شامل اسناد انتقالی از دستگاه ها، اسناد خریداری و اهدایی، اسناد دیداری و شنیداری،  مورد تنظیم و توصیف اسناد قرار گرفته است.

ناصری می‌گوید: در حوزه ضدعفونی، آفت زدایی و سم پاشی در سال ۱۴۰۱، ۲۹,۷۰۰,۰۰۰ برگ مورد ضد عفونی قرار گرفته است، همچنین در بخش مرمت و بازسازی منابع آسیب دیده ۲۶,۷۶۲ برگ از اسناد، نقشه، و کتاب‌های ارسالی مرمت و بازسازی شده است.

او می‌گوید: در بخش مخازن و مجموعه‌های اسنادی، در سال ۱۴۰۱  تعداد ۱۲,۷۳۱ پرونده به موجودی اسناد آرشیوی افزوده شد و بدین‌ترتیب موجودی کل اسناد در مخازن آرشیوی تا پایان سال به تعداد ۱,۰۰۰,۶۶۳ پرونده رسید. همچنین تعداد  ۲۱۶۳۹ کارتن به مخازن پیش آرشیوی اضافه گردید.

وی افزود: در بخش خدمات آرشیوی نیز در سال ۱۴۰۱ آمار ارائه خدمات به مراجعه کنندگان در بخش‌های امورمشترکان، فهرستگان، رویت اسکن و اصل سند، ایمیل، مدیریت‌های مناطق و تلفنی ۱۷۷۴۱ نفر و ارائة تصویر سند به مراجعه کنندگان (درقالب اسکن و عکس) ۶۱۰۶۷۷  برگ بوده است.

ناصری گفت: در سال ۱۴۰۱ تعداد ۲۰ نمایشگاه حضوری، ۱۸ نمایشگاه مجازی و ۲۴ نمایشگاه سیار از اسناد به مناسبت‌های مختلف برگزار گردیده است.
این آمار و ارقام برخی از فعالیت‌های معاونت اسناد ملی بود که در این مجال مطرح شد.

ناصری گفت: سخن آخر اینکه شعار امسال روز اسناد ملی در سازمان اسناد و کتابخانه ملی، اسناد ملی، حافظه ملی، ایران قوی بود.

محمد مهدی اسماعیلی وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی در ادامه مراسم گرامیداشت روز اسناد ملی و میراث مکتوب گفت: حوزه اسناد ملی یکی از حوزه‌های مهم در مدیریت حکمرانی کشور‌های مختلف و  حوزه تجربه نگاری و پاسداشت حوزه‌های کاری و انتقال تجارب است، ما در ایران بزرگ نظام حکمرانی یک شکل متعالی را از قبل از ورود اسلام عزیز تجربه کرده است. 

اسماعیلی گفت: وقتی در یک کشور شاهد مجموعه‌ای با تمدن بزرگ با سابقه چند هزار را مشاهده می‌کنیم و به جزئیات آن توجه می‌کنیم می‌بینیم که این یک نظام حکمرانی و دیوان سالاری که بدون توجه به آن نظم مکتوب که بین اجزای مختلف وجود دارد قابل تصور نیست. 

وی افزود: این نظم مکتوب فضای تمدنی و فضای فرهنگی را منتقل می‌کند، از همین رو همگی می‌بینیم این دانش دیوان سالاری که محصول نظم مکتوب است بعد از اسلام در خدمت توسعه و گسترش دولت اسلامی قرار می‌گیرد و ایرانیان به واسطه‌ی این تجربه‌ی تمدنی تاریخی شان در خدمت گسترش و توسعه‌ی تعالیم اسلامی قرار می‌دهند. 

او می‌گوید: من به عنوان یک معلم تاریخ و علوم سیاسی ارزش اسناد واقف هستم، ما وقتی به دوره‌های مختلف تاریخی مراجعه می‌کنیم آن چیزی که به سوال‌ها و ابهامات ما پاسخ می‌دهد دسترسی است که به حوزه‌ی نظم مکتوب داریم. 

وزیر فرهنگ گفت: بسیاری از مسائل تاریخی گنگ و مبهم است تا زمانی که اسناد بعد از طی یک دوره مشخصی بازنمایی می‌شود، در کشور و خارج از کشور موارد بسیاری را داریم که رویداد‌هایی به دلیل حجاب هم عصر بودن اجزای آن برای ما کشف نمی‌شود، این قدرت و قوت اسناد است که بعد از گذشت یک بازه‌ی زمانی پیش بینی شده در دسترس پژوهشگران و تاریخ پژوهان قرار می‌گیرد بسیاری از ابهامات برطرف می‌شود.

اسماعیلی گفت: این موارد بخشی از عظمت و اهمییت کار اسناد است، حوزه‌ی انتقال تجارب، فرهنگ و... مزایای است که ما را به ضرورت پاسداشت هر چه بیشتر به حوزه‌ی اسناد آگاه و معطوف میدارد، در کشور ما در دوره‌ی معاصر با تشکیل سازمان اسناد ملی در ابتدا به این مسئله توجه شده است و از کسانی که این فکر متعالی را اجرایی کرد تشکر می‌کنیم که این بستر را در ساختار اداری کشور آورده اند و به آن رسمیت بخشیده اند. 

وزیر ارشاد گفت: امروز اسناد دیوانی ما، اسناد بسیار مهمی در بخش‌های مختلف تعاملات فیه ما بین مردم، گروه‌های مردمی امروز جمع شده و اینجا در مجموعه سازمان اسناد که امروز بخشی از سازمان کتابخانه‌ی ملی و اسناد ملی است در معرض نگهداشت و استفاده‌ی پژوهشگران و اهالی تاریخ و اهالی علم قرار گرفته است.

اسماعیلی گفت: من با توجه به بخشی از صحبت‌های رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی در این مراسم بیان شد می‌خواهم از همه‌ی بخش‌های دولتی و غیر دولتی بخواهم به موضوع سازمان اسناد به عنوان یک کار بخشی و یک کار صرفا در حوزه‌ی دولتی نگاه نشود، اینجا گنجینه‌ی همه‌ی داشته‌های ما در دوره‌های مختلف است. 

وی افزود: سازمان اسناد و کتابخانه‌ی ملی فضایی است که داشته‌های امروز ما باید به آیندگانمان منتقل شود، امروز ما فردای نسل جدید را رقم می‌زنیم، همچنین این اسناد بایستی در یک جای متمرکز با رعایت همه طبقه بندی‌ها قرار بگیرد، به ویژه در دوره‌ی اخیر که ما یک نظام حکمرانی جدیدی را داریم. 

او می‌گوید: این نظام حکمرانی یک تجربه‌ی نوینی است که باید همه‌ی اجزا و اضلاع آن برای روایت اتفاقات و آسیب شناسی و حل معضلات، گره گشایی از بخش‌های دچار ابهام حفظ شود. 

اسماعیلی گفت: ما در حوزه فرهنگی دولت به این بخش به عنوان یک بخش و ارگان و نهاد فرابخشی باید نگاه کنیم، ممکن است همه‌ی بخش‌ها را نخواهیم در یک جا به لحاظ حجم بالایش متمرکز کنیم، اما در آن طیفی که قانون تعریف کرده باید همه ملزم به در اختیار قرار اسناد به سازمان اسناد ملی کشور باشند. 

وزیر فرهنگ با تشکر از فعالیت‌های سازمان اسناد و کتابخانه ملی گفت: سازمان‌هایی که به هر دلیلی نتوانستند همکاری لازم را با این سازمان داشته باشند، خواهشمندم تجدیدنظر کنند. اگر این اسناد که میراث ملی ماست دچار خسارت شود هر برگی از این حوزه اگر در جای خود قرار نگیرد یک روایت مخدوش را رقم می‌زند. من به عنوان رییس کمیسیون فرهنگی و اجتماعی اعلام می‌کنم که هر طرحی که در این زمینه باشد، در دولت آماده حمایت از آن هستیم.

علیرضا مختارپور رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی نیز در مراسم بزرگداشت روز اسناد ملی گفت: من اهل گلایه و انتقاد نیستم، اما اگر برخی موضوعات را مطرح نکنیم، جفا کرده‌ایم از همه دستگاه‌ها، نهاد‌ها و قوای مختلف درخواست کرده ایم نسبت به جمع‌آوری و نگهداری اسنادی که نیاز ندارند، اقداماتی انجام دهند و به سازمان اسناد تحویل دهند، این مکاتبه هم با امضای من انجام شد. 

وی افزود: برخی از دستگاه‌ها خیلی استقبال کردند، بعضی مسیر کارشان همین بود و برخی هم پاسخ ندادند، اما جای تاسف برای برخی دستگاه‌ها بود که اعلام کردند که ما سازمان مستقلی هستیم و نیاز به همکاری و کمک نداریم. یا شاهد بودیم دستگاه‌هایی اسنادشان را بار کامیون می‌کردند و در جا‌های مختلف می‌فروختند. 

او می‌گوید: در هر جای دنیا باید در نگهداری، حفظ و مرمت استاد احساس وظیفه کنیم. این حیرت‌آور است که در قرن بیست‌ویکم که همه دنیا با ذره‌بین دنبال اسناد و تاریخ کشورشان هستند چنین رفتاری با اسناد تاریخی شود. هر دستگاهی باید وظیفه خودش بداند که از هر کاری که این‌جا انجام می‌شود، حمایت کند، چراکه هر سال به اندازه ده‌ها هزار اتاق از دستگاه‌ها آزاد می‌کنیم. 

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی گفت: البته برخی دستگاه‌ها پشتیبان هستند، از آن‌ها تقدیر می‌کنیم. اما در مقابل افرادی هستند که از ما می‌پرسند کتابخانه ملی مانند همان کتابخانه‌های محله‌ها است. با این حال وزارت فرهنگ و ارشاد و معاونین آن از سازمان اسناد و کتابخانه ملی حمایت کردند و همکاری‌های لازم را انجام دادند. 

رئیس سازمان و کتابخانه ملی گفت: مرحوم عبدالله انوار به کتابخانه ملی امیدواری پیدا کرده بودند و برای کتابخانه یادداشتی نوشتند که به‌زودی از آن رونمایی می‌کنیم. در قسمتی از ساختمان کتابخانه ملی اتاق ایشان و کتاب‌هایشان را جانمایی می‌کنیم.  

وی افزود: اسناد منبع غنی دانش ضمنی، تجربه زیسته، بایگانی سوابق عینی و مکتوب مدیریت کشور است که می‌تواند در سیاستگذاری و تصمیم گیری‌های مدیریتی دستگاه‌ها موثر و مفید باشد.

او می‌گوید: در این مسیر همکاری و هم افزایی همه دستگاه‌های اداری کشور در حوزه مدیریت اسناد به ویژه در دولت سیزدهم که نگاه تحولی دارد، به تحقق آرمان ایران قوی کمک شایانی خواهد کرد.