در متن اطلاعیه سازمان حج و زیارت آمده است: سازمان حج و زیارت با استعانت از درگاه خداوند متعال و توسل به پیامبر عظیم الشأن اسلام صلی الله علیه وآله و اهل بیت عصمت و طهارت علیهم السلام، و بر اساس برنامه ریزی های انجام شده ثبت‌نام از واجدین شرایط و متقاضیان اعزام به حج تمتع سال ۱۴۰۳ در کاروان‌های سراسر کشور را از ساعت ۱۰ صبح روز یکشنبه ۱۴۰۲/۱۲/۰۶ ضمن رعایت موارد مشروح زیر آغاز می شود.

واجدین شرایط ثبت نام:

الف) افرادی که بر اساس اعلام قبلی سازمان حج و زیارت با مراجعه به سامانه reserve.haj.ir اقدام به پیش ثبت نام کرده و واریز وجه انجام داده‌اند.

ب) افرادی که در کاروان‌های حج تمتع سال ۱۳۹۹ نام‌نویسی و وجوه مربوط را واریز کرده و انصراف نداده‌اند.

توجه: اولویت ثبت نام در کاروان با واجدین شرایط (بند الف و ب) مندرج در این اطلاعیه است، از این‌رو بمنظور رعایت حقوق این عزیزان، جهت ایجاد امکان بررسی و انتخاب کاروان مورد نظر فرآیند پیش ثبت‌نام از ساعت ۲۳:۰۰ روز جمعه ۱۴۰۲/۱۲/۰۴ متوقف خواهد شد و این عزیزان از تاریخ شروع ثبت نام (۱۴۰۲/۱۲/۰۶) تا ۱۴۰۲/۱۲/۰۹ برای انتخاب کاروان و تکمیل فرآیند ثبت نام فرصت خواهند داشت، لیکن درصورت عدم مراجعه ایشان در بازه زمانی یاد شده و وجود ظرفیت خالی پس از پایان تاریخ مقرر، باقیمانده ظرفیت کاروانها با فراخوان از اولویت های بعدی تکمیل خواهد شد.

نحوه انتخاب و ثبت‌نام در کاروان:

انتخاب کاروان و ثبت‌نام در آن با مراجعه به نشانی اینترنتی my.haj.ir و بصورت غیرحضوری بوده و متقاضیان می‌بایست ابتدا نسبت به انتخاب و ثبت‌نام در یکی از کاروان‌های استان محل سکونت خود مبادرت کرده و سپس حداکثر ظرف مدت ۴۸ ساعت به دفتر مدیر کاروان‌ مراجعه و سایر مراحل ثبت‌نام (تحویل مدارک، انجام معاینات، اخذ تأییدیه پزشکی) را پیگیری نمایند.

مدارک مورد نیاز هنگام مراجعه به دفتر مدیر کاروان به منظور قطعی کردن ثبت‌نام:

– اصل قبض ودیعه‌گذاری اولیه (بجز ثبت نام شدگان در کاروانهای حج سال ۱۳۹۹).

– کارت ملی.

توضیح: زمان تحویل سایر مدارک مورد نیاز از قبیل: گذرنامه معتبر و عکس، پس از انجام ثبت‌نام، از طریق مدیرکاروان به متقاضی اعلام خواهد شد؛ تأکید می‌گردد ضروری است نسبت به آماده‌سازی گذرنامه معتبر و عکس از هم اکنون اقدام گردد.

ضمناً تمامی متقاضیان اعزام برای سفر حج تمتع سال ۱۴۰۳می‌بایست دارای گذرنامه حداقل با تاریخ اعتبار ۱۴۰۳/۰۹/۲۰ باشند.

هزینه تشرف:

هزینه قطعی این سفر معنوی بر مبنای مخارج ارزی و ریالی برای هر زائر محاسبه و مبلغ نهایی آن متناسب با گروه قیمتی هر کاروان تعیین شده ‌است. ضروری است پس از انتخاب کاروان مورد نظر، مبلغ باقیمانده هزینه سفر حداکثر ظرف یک هفته از طریق سامانه‌ حج و زیارت به نشانی my.haj.ir پرداخت گردد.

تذکرات مهم:

۱- قطعی شدن ثبت نام در کاروان منوط به ارائه مدارک در مهلت مقرر (۴۸ ساعت پس از انتخاب کاروان) به مدیرکاروان است، در غیر اینصورت رزرو و ثبت‌نام اولیه در کاروان انتخابی(به دلیل عدم تکمیل مراحل)، باطل و منصرف تلقی شده، ظرفیت خالی کاروان برای سایر اولویت‌ها باز می‌گردد.

۲- به محض تکمیل ظرفیت، عملیات ثبت نام در کاروان‌ها و متعاقب آن در سطح استان متوقف خواهد شد.

۳-انتخاب و ثبت‌نام متقاضی در کاروان‌هایی میسر خواهد ‌بود که با اطلاعات درج شده متقاضی از حیث استان، شهرستان محل اعزام و مذهب در مرحله فراخوان سامانه http://reserve.haj.ir مطابقت داشته باشد.

۴-متقاضیان پس از قطعی شدن ثبت‌نام باید رسید مربوطه را از مدیر کاروان دریافت و ضمن مطالعه مندرجات آن، رسید ثبت‌نام را نزد خود نگهداری نمایند.

۵- چنانچه متقاضی پس از ثبت‌نام قطعی در مهلت اعلام شده از سوی کاروان نسبت به انجام سایر مراحل اقدام نکند، منصرف از سفر تلقی شده و ثبت نام وی در کاروان بصورت یک طرفه و سیستمی ابطال می‌گردد و درصورت تمایل به ثبت نام مجدد می بایست، مراحل را مجدداً در سایر ظرفیت های خالی دنبال نماید.

۶- متقاضیان محترم، می‌بایست پس از اعلام مدیر کاروان به پزشک و یا مراکز پزشکی که از سوی ایشان معرفی می‌گردد، مراجعه و درصورت تأیید سلامت و توان جسمی، مراحل نهایی سفر خود را دنبال نمایند؛ بدیهی است درصورت عدم مراجعه به موقع به پزشک و انجام معاینات مربوطه و یا عدم تأیید استطاعت بدنی، فرآیند ثبت‌نام و اعزام متوقف و سایر افراد حائز شرایط جایگزین خواهند شد.

۷- آن دسته از متقاضیان اعزام به حج تمتع، در صورتیکه احتمال می‌دهند ممنوع‌الخروج باشند، در اولین فرصت با مراجعه به مراکز مربوطه از وضعیت خروج خود اطمینان حاصل نمایند. بدیهی است جبران و پرداخت هرگونه خسارات مالی احتمالی در این‌خصوص بر عهده شخص متقاضی خواهد بود.

نحوه پرداخت وجه قربانی زائران:

پس از توافق با بانک توسعه اسلامی و نهایی شدن میزان وجه قربانی، مراتب از طریق مدیر کاروان به اطلاع زائرین خواهد رسید تا نسبت به واریز مبلغ آن به حسابی که از سوی سازمان اعلام می‌شود، اقدام نمایند.

برای آگاهی بیشتر متقاضیان محترم تشرف اعلام می‌گردد:

۱- با توجه به اینکه در حج تمتع بسیاری از امور از جمله اجاره مسکن حجاج بر اساس مقررات وزارت حج و عمره کشور میزبان ساماندهی و به اجرا گذاشته می‌شود و سازمان حج و زیارت برای انتخاب هتل‌ها و یا تقسیم ظرفیت‌ها با محدودیت‌هایی روبروست؛ بنابراین سرانه زائری اسکان حجاج در مدینه منوره و مکه مکرمه حدود چهار متر مربع و حداکثر برای اسکان۵ نفر در هر اتاق در هتل‌های مدینه منوره و ۴ نفر در هر اتاق در هتل‌های مکه مکرمه، نسبت به تأمین محل اسکان حجاج اقدام کرده است.

۲- سازمان حج و زیارت تلاش کرده است تا اسکان حجاج در مدینه منوره را در نزدیک‌ترین هتل‌ها به حرم نبوی شریف (منطقه مرکزی) فراهم نماید، لیکن در مکه مکرمه با عنایت به شرایط خاص جغرافیائی اسکان، هتل‌های مورد استفاده حجاج در مناطق مختلف می‌باشد که با توجه به بعد مسافت تا مسجدالحرام، زائران گرامی برای تشرف به حرم از اتوبوس‌های مخصوص زائران ایرانی که از مناطق مختلف به ایستگاه‌های اطراف حرم تردد می‌نمایند، استفاده خواهند کرد.

۳- با عنایت به مطالب فوق، هزینه مسکن هر زائر با توجه به محل اسکان در مدینه منوره و مکه مکرمه محاسبه و تعیین گردیده است؛ بنابراین یکی از دلایل اساسی تفاوت هزینه‌های هر کاروان، مکان اقامت آنان در هر یک از دو شهر مذکور می‌باشد.

۴- تفاوت هزینه‌های کاروان‌ها ناشی از اختلاف گروه قیمتی محل اسکان حجاج (براساس امتیاز بندی انجام شده) و میانگین بازه زمانی سفر است؛ از این‌رو به متقاضیان محترم توصیه می‌شود از ابتدا دقت کافی در انتخاب کاروان خود را داشته باشند؛ زیرا بدلیل ایجاد مشکلات اجرایی، جابه‌جایی زائر از کاروانی به کاروان دیگر مقدور نخواهد بود.