به گزارش حوزه صنعت گروه اقتصادی باشگاه خبرنگاران جوان به نقل از سازمان ملی استاندارد ایران؛ پیشنهاد تدوین استانداردهای سه‌گانه مدارک با عنوان، مدیریت مدارک - دستورالعمل‌های اسکن مدارک که شامل، مدیریت مدارک کاغذی، اسکن عکس‌ها و اسکن روزنامه‌ها از سوی جمهوری اسلامی ایران می باشد که پس از تایید در پورتال سازمان بین‌المللی استاندارد ( ایزو ) به رای گذاشته شده است.

کمیته فنی متناظر ISIRI/TC 171 (کاربردهای مدیریت اسناد) با بهره‌گیری از تجربه کاری و تجهیزات پیشرفته در این بخش، فعالیت‌های مختلفی در زمینه اسکن اسناد و مدارک در سطح سازمانی و ملی انجام داده است که با در نظر گرفتن سرعت استفاده از اسکن مدارک در سازمان‌ها به‌عنوان یکی از راهبردهای مؤثر برای مدیریت مدارک، تدوین استانداردهای اسکن مدارک در سه بخش اسکن مدارک کاغذی، عکس‌ها و روزنامه‌ها، در دستور کار کمیته فنی متناظر ISIRI/TC171 قرار گرفت و پیشنهاد تدوین این استاندارد برای سازمان بین‌المللی استاندارد ارسال شد.

بر اساس این گزارش؛ هدف از تدوین این استانداردها، ارائه دستورالعمل واحد برای اطمینان از اعتمادپذیری، کاربردپذیری، دسترسی ‌پذیری و یکپارچگی اسناد و مدارک است و تمرکز این استانداردها بر تضمین یکپارچگی مدارک در طول چرخه حیات آن‌ها، حفاظت از داده‌های مرتبط با مدارک اصلی و ذخیره داده‌ها در قالب‌های دسترسی ‌پذیر، قابل بازیابی و قابل خواندن در طول چرخه حیات مدارک می باشد.

گفتنی است؛ با توجه به اینکه امروزه اسکن اسناد و مدارک کاغذی را می‌توان یکی از گام‌های اولیه عبور از مدیریت اسناد سنتی به مدیریت اسناد الکترونیکی به شمار آورد، بنابراین برای استفاده از فناوری‌های پیشرفته در زمینه دسترسی به اطلاعات، لازم است اسناد و مدارک مهم و مورد نیاز کاغذی که در برگیرنده بخشی از اطلاعات است، به صورت یک فایل الکترونیکی به همراه داده قابل جستجو و نمایه آن، درآید.

این گزارش می افزاید، ضروری است استانداردهایی برای بخش‌های مختلف این فرایند تعریف شود که ضمن حفظ یکپارچگی اسناد و جلوگیری از ورود هرگونه آسیب به اطلاعات، حاصل کار به صورت منسجم، پیروی کننده از شکل واحد، قابل استفاده در همه جا و به یک کلمه، تابع استاندارد باشد.

انتهای پیام/