به گزارش خبرنگار کلينيک باشگاه خبرنگاران؛ برای چند لحظه عنوان شغلی خود را فراموش کنید هر کسی به دنبال راه کارهایی برای بهتر و موثرتر کردن کار خود است و حالا زمان آن فرا رسیده که لیوان های بزرگ قهوه خود را زمین بگذارید، فهرست های طویل کارهای روزانه را دور بریزید و دیگر به ایمیل های طومارمانند بی محتوا که هر روز برای دیگران ارسال می کنید، پایان دهید.
 
تجربه یک روز کاری بسیار موثر و کارا می تواند به شما احساس سرخوشی هدیه دهد، اما برخلاف باور عموم، چک کردن و انجام دادن تمام کارهای موجود در فهرست کارهای روزانه، واقعا نشانه ای از بهره وری نیست. مردمی که به راستی دارای بهره وری بالایی هستند توجه و تمرکز خود را صرف انجام دادن کارهای زیادی نمی کنند؛ زیرا انجام همزمان کارهای زیاد، در واقع خلاف بهره وری است. اگر شما واقعا می خواهید بهره وری بالایی داشته باشید، باید بر روی انجام کارهای کمتری تمرکز کنید.

از کارآیی و بهره وری بسیار بالای خود، با انجام دادن ۸ مورد زیر لذت ببرید:

یک لیست کوچک تر تهیه کنید: شما باید تا جایی که امکان دارد سعی کنید بیشتر از ۸ ساعت در طول یک روز کاری کار نکنید، در این صورت ممکن است کارهای کمتری انجام دهید. درک این نکته ممکن است سخت به نظر برسد، اما قرار دادن کارهای زیادی در چک لیست روزانه باعث کمتر شدن کارآیی و بهره وری می شود. نکته اصلی اینجاست که شما باید نگرش خود را به سوی رویکرد «کمتر، بیشتر و بهتر است» تغییر دهید و تعداد وظایف کمتری را در چک لیست روزانه خود قرار داده و با تمرکز بیشتری به انجام آنها بپردازید.به خود استراحت های کوتاه بدهید
آیا شما می دانید هنگامی که کاری را به مدت چند ساعت و بدون وقفه انجام می دهید، مغز شما برای تامین انرژی مورد نیاز چقدر درد می گیرد؟ دلیل این موضوع، استفاده مغز از گلوکز می باشد زیرا در این حالت، ذخیره آن به اتمام رسیده است. بدن در این حالت به استراحت نیاز دارد و این نیاز را بدین صورت مخابره می کند، ولی بسیاری از مردم، معنی این حس را درست درک نمی کنند. در چنین زمان هایی لازم است به پیاده روی بروید، چیزی بخورید یا بنوشید به عبارت دیگر به مغز خود استراحت بدهید. شما می توانید به راحتی با استراحتی کوتاه، به بهره وری بیشتری در طول روز کاری دست پیدا کنید. در این صورت بدن شما شارژ شده و برای رسیدن به کارآیی و بهره وری بیشتر آماده خواهد شد.

از قاعده ۸۰/۲۰ پیروی کنید: آیا می دانید که تنها ۲۰ درصد از آنچه هر روز انجام می دهید، شما را به ۸۰ درصد از نتایج مورد نیاز می رساند؟ شما باید کارهایی را که اهمیت زیادی ندارند، حذف کنید؛ زیرا دارای کمترین اثر بر روی کارآیی و بهره وری کلی شما هستند. به عنوان مثال، در یک پروژه، شما به صورت سیستماتیک دیگر وظایف را تا زمانی که با ۲۰ درصد از کارها به ۸۰ درصد از نتایج مطلوب می رسید، کنار بگذارید.

روزتان را با تمرکز بر روی خود شروع کنید: اگر صبح خود را با چک کردن ایمیل هایتان آغاز کنید، به دیگران این امکان را می دهید که به شما دیکته کنند که چه کاری انجام دهید. شما باید خود را با نادیده گرفتن ایمیل هایتان در یک مسیر درست قرار دهید و در اول صبح بر روی خود تمرکز کنید، یک صبحانه خوب بخورید یا اخبار روزنامه ها را بخوانید.

وظایف سخت تر را در اوایل روز انجام دهید: سعی کنید کارهای چالشی تر را زمانی که در اول صبح تازه نفس هستید و مغز شما آماده تر است، انجام دهید و دیگر وظایف کم اهمیت را در صورت وجود برای بعدازظهر که انرژی شما رو به اتمام است، نگه دارید.

تلفن خود را بردارید: دنیای دیجیتال عادات ارتباطی ضعیفی ایجاد کرده است. می توان گفت که ایمیل یکی از قاتلان کارآیی و بهره وری است و معمولا باعث انحراف از وظایفی که واقعا مهم هستند، می شود. به عنوان مثال، مردم اغلب اسامی زیادی بر روی ایمیل های خود کپی می کنند و برای آنها ایمیل ارسال می کنند شما قربانی این عمل نشوید. این کار برای دیگران از طریق بر هم زدن تمرکز افراد در انجام وظایف، ایجاد مزاحمت می کند و نشانه ای از تنبلی است. اگر شما ایمیلی دریافت کردید که اسامی بسیاری از افراد نیز در رونوشت (CC) آن بود، در پاسخ خود می توانید در حق هر کدام از آنها که دوست داشتید، لطف کنید و آنها را در رونوشت پنهان (BCC) قرار دهید. اگر چرخه ایمیل ها دارای بیش از دو پاسخ بود، زمان آن رسیده است که گوشی تلفن خود را بردارید و با یک تماس، موضوع یا مشکل به وجود آمده را حل کنید و کارآیی خود را افزایش دهید.

یک سیستم ایجاد کنید: اگر می دانید که چیزهای خاصی باعث خدشه دار کردن کارآیی روزانه شما می شود، یک سیستم برای مدیریت آنها ایجاد کنید. آیا ایمیل های خود را در طول روز چک می کنید؟ شما می توانید زمان خاصی از صبح، بعد از ظهر و یا شب را برای مدیریت آنها اختصاص دهید. در غیر این صورت، شما از اهداف مهم خود در طول روز عقب می مانید.

بهره وری و کارآیی را با تنبلی اشتباه نگیرید: با وجود اینکه هیچ کس دوست ندارد به این نکته اعتراف کند، اما تنبلی، عامل شماره ۱ کاهش کارآیی و بهره وری است. در واقع، تعدادی از روش های صرفه جویی و مدیریت زمان برای مثال برگزاری جلسات و ارسال ایمیل واقعا تنها راه برای فرار از انجام دادن کار واقعی است. تا جایی که امکان دارد تمرکز خود را بر روی انجام کارهایی قرار دهید که از مهم ترین و موثرترین موضوعات هستند. به یاد داشته باشید زمانی که می خواهید در طول روز کاری، کارآیی داشته باشید، جمله «کمتر، بیشتر و بهتر است» را فراموش نکنید.

منبع: سيمرغ