مردم برای دسترسی حداکثری به خدمات دولتی باید بتوانند مرجعی قابل اعتماد و با دسترسی آسان، در اختیار داشته باشند و این نگاه باید در همه بخش‌های دولتی و حکومتی وجود داشته باشد تا مردم از دویدن به دنبال خدمات نجات یابند و خدمات دولتی کاملا در دسترس آنها قرار گیرد.

به همین جهت بود که شهریور ۹۴ هیات وزیران وقت، آیین نامه اجرایی ماده (۸) قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات را در راستای ماده ۶۷ قانون برنامه ششم توسعه، مصوب کرد که طبق بند ۱۵ آن، سازمان فناوری اطلاعات موظف شد با همکاری شرکت پست، سامانه کارپوشه ملی ایرانیان را برای اعلام و ارسال اطلاعات دولتی به اشخاص راه اندازی کند.

سامانه پیام ایران به منظور دسترسی حداکثری مردم به خدمات دولتی ایجاد شده است

دو سال بعد هم سازمان فناوری اطلاعات ایران این سامانه را جهت ارسال الکترونیکی بدون واسطه اعلان‌های رسمی دستگاه‌های اجرایی و نهاد‌های عمومی کشور به آحاد مردم و موسسات حقوقی که متقاضی دریافت خدمات دولتی و عمومی هستند ایجاد کرد.

این سامانه برای هر فرد صندوق دریافت نامه‌های اداری و رسمی به صورت الکترونیکی اختصاص داده و امکان تعریف وکیل برای کاربر در صورت تقاضا به نشانی inbox.iran.gov.ir و به صورت رایگان فراهم کرده است.

همچنین در این سامانه تمامی اشخاص (حقیقی و حقوقی) به عنوان کاربر در نظر گرفته شده‌اند و می‌توانند پس از فعال سازی کارپوشه پیام ایران خود، از خدمات آن استفاده نمایند.

حذف واسطه‌ها از پیام های تبادلی بین دولت و مردم از جمله مهم‌ترین اهداف راه اندازی سامانه پیام ایران عنوان شده است

به بیانی واضح‌تر سامانه پیام ایران از سال ۹۶ برای یکپارچه سازی پیام‌هایی که میان دستگاه‌های اجرایی و مردم مبادله می‌شود و با هدف صرفه جویی در هزینه دولت، پاسخگویی سریع به پیام‌های مردمی و از همه مهم‌تر جلوگیری از تخلفات در تبادل پیام شکل گرفته است.   

نکته مهم در رابطه با این سامانه این است که هیچ واسطه‌ای برای ارتباط نهاد‌ها و مردم وجود ندارد و استفاده از این سامانه در خارج از کشور نیز برای کاربران میسر است؛ با استفاده از سامانه پیام ایران روند اجرای امور اداری تسریع می‌گردد و همچنین مراجعه حضوری به نهاد‌ها و دستگاه‌های دولتی کاهش پیدا می‌کند.

در واقع، اسناد ارسالی از سوی دستگاه‌ها در ایران پوشه کاربران حفظ می‌شود و با مجوز کاربر اسناد مذکور یا کلیه اسنادی که توسط کاربر ذخیره شده و حسب نیاز توسط دستگاه‌های ذیربط احراز اصالت شده می‌تواند در اختیار سایر دستگاه‌ها قرار گیرد.

کاهش حضور مردم در ادارات هدف دیگری است که دولت در راستای اجرای دولت الکترونیک آن را دنبال می‌کند

تکمیل زنجیره خدمات دولت الکترونیکی برای تحویل خروجی خدمات دولت و نهاد‌های عمومی به مردم و ایجاد سامانه‌ای یکتا و قابل استناد برای آحاد اشخاص حقیقی و حقوقی کشور، جهت دریافت اعلان‌ها و ابلاغیه‌های دولتی و عمومی مورد تقاضای خود از جمله اهداف این سامانه است.

مدیریت زمان و تسریع در روند اجرای امور اداری، استفاده از سامانه صرفا توسط افراد احراز صلاحیت شده و عاری از هرزنامه، تحویل خدمت به مردم بصورت کاملا دقیق و شفاف به نحویکه از وصول پیام‌ها و مکاتبات دولت به دست شخص متقاضی اطمینان حاصل شود و کاهش ترافیک تبادل و گردش اطلاعات مورد نیاز از شبکه داخلی دستگاه‌ها و نهاد‌های عمومی، مزایای دیگر این سامانه برای ارائه خدمات دولت الکترونیک به عموم مردم هستند.

در سامانه پیام ایران وصول پیام‌ها و مکاتبات دولت به دست شخص متقاضی احراز هویت شده انجام خواهد شد

سامانه کارپوشه پیام ایران با ایجاد پنلی شخصی  برای هر فرد و فعال نمودن آن پس از مراجعه حضوری و احراز هویت در دفاتر کارگزاری به اشخاص امکان تفویض دسترسی طریق دفتر کارگزاری مشخص جهت مشاهده یا اخذ پرینت و تحویل به متقاضی، در صورت خواست و اعلام کاربر نهایی را می‌دهد.

اما کاربر نهایی لازم است با حضور در دفتر کارگزاری مورد نظر، درخواست خود را بصورت مکتوب ارائه کند.

در صورت لزوم بازیابی رمز عبور پیام ایران ، کاربران باید به یکی از کارگزاری‌ها بصورت حضوری مراجعه و با ارائه اصل کارت هوشمند ملی یا کارت ملی، رمز عبور جدید را دریافت کنند. بازیابی رمز عبور کاربران سطح یک بصورت غیر حضوری و از طریق سازوکار تعیین شده در سامانه انجام می‌شود.

متوسط زمان ارائه خدمت در سامانه پیام ایران نهایتا یک روز است

اعلام وصول پیام از طریق تلفن همراه و رایانامه فرد، در کنار متوسط زمان ارائه خدمت یک روزه و فعالیت در تمامی ایام سال از دیگر مزیت‌های این سامانه است.

مسئولین موظف در ارتباط با این سامانه همچنین می‌بایست ارسال و دریافت پیامک برای هر یک از دستگاه های اجرایی از شماره اختصاصی تخصیص یافته ذیل سر شماره ۴۰۴۰ را فراهم کنند.

همچنین وزارت ICT (سازمان فناوری اطلاعات ایران) موظف گردیده تا با همکاری سازمان نظام صنفی رایانه‌ای، ضوابط فنی و اجرایی مورد نیاز جهت اتصال سامانه‌های مکاتبات اداری دستگاه‌های اجرایی با سامانه کارپوشه ملی ایرانیان را تدوین و اجرایی نماید.

این فرایند باید به نحوی باشد که مکاتبات دریافتی از سامانه پیام ایران به صورت مستقیم در سامانه مکاتبات اداری دستگاه های اجرایی ثبت شده و قابل رهگیری و پیگیری باشد و پاسخ مکاتبات نیز از طریق کانال دسترسی به کارپوشه ملی ایرانیان در دسترس متقاضی قرار گیرد.

سامانه پیام ایران ذیل پنجره ملی خدمات هوشمند دولت است و مورد استقبال عموم کاربران دولت الکترونیک قرار گرفته

اما خود این سامانه هم در عین حال یکی از کاربردی ترین زیرمجموعه های «پنجره ملی خدمات هوشمند دولت» است در شرف راه اندازی کامل است. 

همین ده روز پیش بود که عیسی زارع‌پور وزیر ارتباطات و فناوری اطلاعات با وجود اینکه وزارتخانه‌اش بر اساس قانون هنوز هشت ماه دیگر تا رونمایی از «پنجره ملی خدمات هوشمند دولت» فرصت دارد، اما با اعلام رونمایی از «پنجره ملی خدمات هوشمند دولت» با حضور تعدادی از دستگاه‌ها به صورت آزمایشی آن‌هم پس از ۲ دهه گفت: بر اساس قانون همه دستگاه‌ها مکلف شده‌اند تا شهریور امسال پنجره ارائه خدمات هوشمند خود را ارائه و  حداقل یک‌سوم از خدمات اختصاصی خود را با اولویت خدمات پرکاربرد از طریق این پنجره ارائه  کنند؛ در مرحله بعدی نیز وزارت ارتباطات باید دی ۱۴۰۱ «پنجره ملی خدمات هوشمند دولت» را راه‌اندازی کند.