محمد علی شبانی مدیر نوسازی و تحول اداری شهرداری یزد با اشاره به اینکه کلیه وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت مکلفند کلیه اسناد و پرونده‌های راکد را که احتیاجی به نگهداری آن‌ها در سازمان‌های مربوط نیست، برای نگهداری به سازمان اسناد و کتابخانه ملی بسپارند گفت: تعیین تکلیف اوراق راکد دستگاه‌ها اجرایی علاوه بر هویت دهی به این اسناد از نظر تاریخی، فرهنگی، اجتماعی و سیاسی در سازمان اسناد و کتابخانه ملی برای دستگاه مصونیت قضایی به بار می‌آورد و دستگاه را از پاسخگویی به نهاد‌های نظارتی مبرا می‌سازد.

 او افزود: اسناد اشاره شده شامل کلیه اوراق، مراسات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، میکروفیلم ها، نوار‌های ضبط صوت و سایر اسنادی است که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران، ارزش نگهداری دائمی داشته باشند.

شبانی با اشاره به اینکه اولین جلسه تبیین دستور العمل تعیین تکلیف اسناد و مدارک راکد شهرداری در محل شهرداری برگزار شد ادامه داد: پس از ارائه‌ی موضوعات مرتبط با تعیین تکلیف اسناد و مدارک شهرداری بازدیدی از مجموعه‌ی آرشیو شهرداری صورت گرفت و از نحوه آرشیو اسناد و مدارک، نظم و ترتیب نگهداری و فضای مناسب و تمیز و نظافت آن تقدیر به عمل آمد. 

لازم به ذکر است در پایان این جلسه مقرر شد دوره‌ی آموزشی و توجیهی در رابطه با چگونگی شناسایی اسناد و نحوه امحاء آن ویژه کارشناسان و مدیران برگزار گردد.